Piotrków stawia na cyfrowe akta. System EZD działa już w 47 jednostkach

W piotrkowskim magistracie papier coraz wyraźniej ustępuje miejsca ekranom. Miasto znalazło się w gronie samorządów, które wcześnie wdrożyły elektroniczny system zarządzania dokumentacją, a rozwiązanie działa już w 47 miejskich jednostkach organizacyjnych. To zmiana, która obejmuje nie tylko urząd, ale też szkoły i przedszkola – czyli miejsca, gdzie obieg spraw jest codzienny i nie znosi opóźnień. W tle widać także kolejny etap tej przebudowy, bo pełne odejście od starszego systemu w urzędzie ma nastąpić dopiero za kilka lat.

• Cyfrowy obieg pism objął już szkoły i przedszkola
• Stary system jeszcze działa, ale jego czas jest już policzony

Cyfrowy obieg pism objął już szkoły i przedszkola

Piotrków Trybunalski znalazł się wśród samorządów, które jedne z pierwszych postawiły na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Dziś system EZD RP działa już w 47 miejskich jednostkach organizacyjnych, a więc obejmuje sporą część administracyjnego zaplecza miasta.

To ważna zmiana nie tylko dla samego urzędu. Włączenie do systemu szkół i przedszkoli oznacza, że cyfrowy obieg dokumentów staje się wspólnym standardem w różnych częściach miejskiej struktury. Dzięki temu łatwiej utrzymać jeden porządek w sprawach, które często przechodzą przez kilka instytucji i wymagają sprawnego przekazywania danych.

Stary system jeszcze działa, ale jego czas jest już policzony

W Urzędzie Miasta nadal funkcjonuje EZD PUW, jednak według obecnych planów ma on zostać całkowicie zastąpiony przez EZD RP najwcześniej w 2029 roku. To oznacza, że przed miastem jeszcze kilka lat stopniowego porządkowania procedur, synchronizowania pracy jednostek i domykania zmian technicznych.

Za koordynację tego procesu odpowiada Jacek Lara, zastępca dyrektora Biura Cyfryzacji i główny koordynator EZD w Urzędzie Miasta. W praktyce taki ruch to nie tylko kwestia nowego programu, ale też zmiany sposobu pracy urzędników i jednostek podległych. Dokumenty mają krążyć szybciej, być łatwiejsze do odnalezienia i mniej zależne od papierowego obiegu, który w dużej administracji potrafi spowalniać nawet proste sprawy.

na podstawie: UM Piotrków Trybunalski.