Piotrków cyfryzuje urzędy – 47 jednostek wprowadziło chmurowy system EZD RP

W Piotrkowie Trybunalskim kilkadziesiąt miejskich instytucji zaczęło porządkować papierową masę dokumentów i przesyłać sprawy cyfrowo. Miasto postawiło na bezpłatne narzędzie od państwowego instytutu, a w salach urzędów i szkołach odbywały się szkolenia, które miały przyspieszyć codzienną pracę. To krok, który ma usprawnić obsługę mieszkańców i zmniejszyć wydatki na infrastrukturę IT.

• Jak Piotrków Trybunalski uporządkował obieg dokumentów
• Wdrożenie EZD RP – szkolenia, chmura i integracje, które mają przyspieszyć procedury

Jak Piotrków Trybunalski uporządkował obieg dokumentów

Miasto zawarło porozumienie z NASK – Państwowym Instytutem Badawczym – w celu wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Koordynacją działań zajmuje się Urząd Miasta Piotrkowa (Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego), który wspiera jednostki organizacyjne przy przejściu na pracę w środowisku cyfrowym. Od początku roku z chmurowej wersji systemu korzysta 47 jednostek, w tym szkoły i przedszkola, co stanowi niemal połowę struktur miejskich objętych projektem.

Porozumienie zostało podpisane w czerwcu ubiegłego roku, a przygotowania obejmowały serię szkoleń online oraz praktyczne zajęcia. W grudniu 2025 specjaliści z NASK przyjechali do Piotrkowa, by przeprowadzić bezpłatne szkolenia stacjonarne dla pracowników. Po zakończeniu tych działań jednostki otrzymały dostęp do bezpiecznej chmury w modelu SaaS – gotowej infrastruktury sprzętowej i programowej, bez konieczności samodzielnych inwestycji w serwery.

Wdrożenie EZD RP – szkolenia, chmura i integracje, które mają przyspieszyć procedury

System EZD RP to bezpłatne narzędzie do elektronicznego zarządzania dokumentacją opracowane przez NASK. Projekt w Piotrkowie podkreśla kilka praktycznych punktów przewagi:

• szybszy obieg dokumentów między jednostkami,
• przejrzystość procesów dzięki śledzeniu statusów spraw,
• bezpieczeństwo danych podczas przesyłania i przechowywania,
• oszczędności na infrastrukturze IT dzięki modelowi SaaS,
• dostęp do dokumentów dla upoważnionych osób bez konieczności fizycznego przeglądania akt.

System został zintegrowany z narodowymi platformami, co otwiera możliwości łączenia obiegów z: e‑Doręczenia, ePUAP oraz Krajowym Systemem e‑Faktur (KSeF). Taka integracja oznacza, że dokumenty mogą trafiać do właściwych skrzynek i rejestrów szybciej, a urzędnicy mają mniejsze ryzyko utraty lub zagubienia papierowych akt.

Wsparcie projektu obejmuje nie tylko wdrożenie, ale też pomoc techniczną i merytoryczną. Miasto i NASK organizują szkolenia oraz zapewniają serwisową obsługę systemu, co ułatwia codzienną pracę administracji.

Perspektywa praktyczna – co to znaczy dla mieszkańców Systemy elektronicznego obiegu dokumentów nie są jedynie usprawnieniem dla pracowników urzędów. Mieszkańcy mogą odczuć zmiany w postaci krótszego czasu oczekiwania na decyzje, łatwiejszego nadawania pism drogą elektroniczną oraz mniejszej liczby wizyt koniecznych wyłącznie po odbiór dokumentów. Ponadto eliminacja inwestycji w lokalne serwery oznacza realne oszczędności budżetowe, które miasto może przeznaczyć na usługi lub inwestycje lokalne. Integracja z ogólnopolskimi usługami elektronicznymi zwiększa też szansę na to, że dokumenty urzędowe będą przetwarzane sprawniej i w sposób bardziej uporządkowany.

Kto skorzysta bezpośrednio

• 47 jednostek miejskich już korzysta z chmury.
• W grupie są m.in. szkoły i przedszkola.
• Za koordynację odpowiada Urząd Miasta Piotrkowa (Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego) wraz z NASK.

Wprowadzenie EZD RP to etap modernizacji urzędów – od cyfrowej rejestracji spraw po integracje z krajowymi rejestrami. Dla Piotrkowa to sygnał, że administracja szuka oszczędności i efektywności, jednocześnie stawiając na bezpłatne, certyfikowane rozwiązania.

na podstawie: UM Piotrków Trybunalski.